プライベートメールとビジネスメールは全くの別物です。普段、友人や親にメールを送っている人でも、ビジネスメールの書き方を知らない人は多いのではないでしょうか。
在宅ワークでは、仕事の依頼者（発注者）とは直接顔を合わせない以上、「電話やメールの対応」でその人の印象は決定してしまうといっても過言ではありません。
発注者側の立場からいえば、「対応が丁寧で、社会人としてのマナーを持ち合わせている人」を採用したいはずです。実際、私も大手の求人サイトで仕事を発注していた経験がありますが、採用基準は「しっかりしたビジネスメールが書けて、返信が24時間以内の人」でした。
そんな第一印象や採用率にも大きく関わってくる、大事なビジネスメールの書き方を簡単にご紹介します。また、ビシネスメールを簡単に書ける雛形・テンプレートもご用意したので、メールを出す際にコピー＆ペーストして利用してくださいね。
決まった書き方があるメールの『件名』
ビシネスメールの「件名」には決まった書き方があることはご存知でしょうか。それは、メール本文の内容がひと目で理解できる件名にすることです。
下記にいくつか例を挙げてご紹介します。
（例１）挨拶メール
件名･･･本日の○○○の打ち合わせのお礼（例２）質問や回答メール
件名･･･○○について３点質問させてください
件名･･･お問い合わせの○○について回答させていただきます（例３）相談・連絡メール
件名･･･今後のスケジュールについてのご相談
件名･･･今週の○○についてのお知らせ
メール本文
メール本文内の各パートについてご紹介します。
メールを出す相手の名前を書く「宛先名」
まずメール本文の冒頭に書くのはメールを受け取る人の名前です。
相手の名前に様を付けて下さい。在宅ワークでは、発注者も受注者もニックネームでやり取りすることが多いので、その場合はニックネームに様をつけることになります。
さらに、会社名や所属部署や役職が分かっている場合は、１行目に「会社名と所属部署や役職」、２行目に「名前＋様」を付けましょう。
（例１）ABC株式会社 人事部 課長 山田太郎
ABC株式会社 人事部 課長
山田太郎様（例２）Zaitaku_mikata（ニックネーム）
Zaitaku_mikata様
宛先名の後にくる「導入文」
宛先の名前に続いて書くのが導入文です。一見難しそうですが、在宅ワークにおけるビジネスメールの場合はあまり重要ではありません。初めてのメールであれば「初めまして。○○と申します。」として、それ以降は「お世話になっています。○○です。」で問題ありません。
伝えたいことを書く「メール本文」
メール本文にはいくつかのパターンがあります。今回はそのうちでも代表的なものについて簡単にご紹介します。詳しい書き方はページの最後の雛形・テンプレートをご覧ください。
挨拶メール
メールを送った理由やお礼の言葉を書いてください。直接対面したことがない間柄の場合は、あまりしつこくなり過ぎない程度に簡潔に書くのがポイントです。
問い合わせメール
現在の状況と質問を箇条書きにして相手が回答しやすく書くのがポイントです。各質問に①や②のように番号を振っておくと、回答する側も「①については○○です」のように、答えやすくなります。
相談・連絡メール
相談したい内容を簡潔に書いてください。あまり回りくどくならない程度に状況を説明するのが良いでしょう。
メール文末の「締め・結び」
メールの終わりは丁寧な言葉で締めるのが基本です。
挨拶メール
- それではよろしくお願いいたします。
- 以上、よろしくお願いいたします。
問い合わせメール
- 恐れいりますが、ご教示いただければ幸いです。
- 恐縮ですが、ご回答をいただければ助かります。
相談・連絡メール
- お手数ですが、ご検討ください。
- 以上、よろしくお願い致します。
ビシネスメールの雛形・テンプレート
最後に「挨拶」「問い合わせ」「相談・連絡」の各パターンのテンプレートを記載しておきますね。
状況に合わせてコピペして使ってください。
挨拶メールのテンプレート
[件名]本日の○○○に打ち合わせのお礼
ABC株式会社 人事部 課長
△△△様いつもお世話になっています。□□□です。
本日の○○○については大変お世話になりました。
今後とも○○○をご利用くださいませ。以上、よろしくお願いいたします。
問い合わせメールのテンプレート
[件名]○○○について３点質問させてください
ABC株式会社 人事部 課長
△△△様初めまして。□□□と申します。
○○○について不明な下記の3点を確認させてください。
①質問１
②質問２
③質問３恐れいりますが、ご教示いただければ幸いです。
相談・連絡メールのテンプレート
[件名]今後のスケジュールについてのご相談
ABC株式会社 人事部 課長
△△△様いつもお世話になっています。□□□です。
今後のスケジュールについて相談させてください。
現在、私のスケジュールは
○○○のため○○○です。そのため、○○についての作業は
1/20～1/26とさせていただけないでしょうか？お手数ですが、ご検討ください。
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[件名]本日までの進捗についてのご報告
ABC株式会社 人事部 課長
△△△様いつもお世話になっています。□□□です。
本日までの作業の進行状況について
共有させてください。現在は下記の状況です。
①作業A：完了しています。
②作業B：本日夕方までに完了予定です。
③作業C：スケジュールよりも作業完了が1日遅れそうです。作業に遅延が発生してしまい申し訳ございません。
③まで完了した際には再度連絡させていただきます。引き続き、よろしくお願い致します。
