在宅ワークはインターネット上で仕事の受注～納品までの全てが完結する性質上、仕事の依頼者＝クライアントと実際に会うことはありません。その分、メールや電話・スカイプでの報告・連絡・相談は円滑に仕事を進める上で重要です。
特に電話・スカイプを用いて”生の声”を使ったやり取りは、お互いの印象が強く残ります。
そこで今回は、クライアントに良い印象を与えることで継続して仕事をもらうために、『電話・スカイプを使った通話のビジネスマナー』についてご紹介します。
通話前にしっかり準備しておく
クライアントと在宅ワーカーは、お互いの姿かたちや住んでいる場所などの個人情報を把握していません。ですから、お互いにほとんど共通点がなく、電話・スカイプでの通話ではビジネス以外の会話はほとんど行いません。私の経験では通話では主にスカイプを利用して、通話時間は短くて2分、長くても10分を越えることはほぼありませんでした。
そのため、会話のテンポが早く、通話を開始した後に考えながら喋っていると、会話に詰まって長い沈黙が生まれることもしばしばです。それでは「この人に仕事を任せても大丈夫かな？」とクライアントも心配になってしまいますね。
そんな悪い印象を与えないためにも、話題になりそうなことやこちらから相談や報告することは、事前に要点をメモしておくことをオススメします。
私は電話やスカイプでの連絡は苦手ですぐ緊張してしまうのですが、通話前にしっかり準備しておくことで気持ちに余裕が生まれて、スムーズに会話できるようになりました。
通話を切るのはクライアント
電話・スカイプなどで通話を終了する権利は、基本的には目上の人や立場が上の人にあります。そのため、在宅ワーカーとしてクライアントと仕事をしている場合は、クライアント側に通話を切ってもらうのがマナーです。
具体的にはすべての会話が終了して、「今日はありがとうございました。」などと挨拶した後に、「電話を切る or 通話を終了するボタンを押す」のはクライアントに任せましょう。ときどきですが、クライアントも遠慮して電話を切ってくれないで長い沈黙が生まれる場合があります。そんなときは沈黙が5秒以上続けば、クライアントに通話を終了してもらうために待機していたことは伝わるので、こちらから電話を切っても良いでしょう。
これは一般的なビジネスマナーなのですが、意外と知らない人も多いのではないでしょうか。
通話での言葉遣いや話すペース
年齢や立場に関係なく、ビジネスでの会話は敬語が基本です。表現の難しい言葉遣いなどは必要ありませんが、出来るだけきれいな敬語を使うように心がけましょう。
そして、話すペースは自分が普段話しているスピードより若干ゆっくりにすると良いでしょう。話すペースを遅くすると「言葉が聞き取りやすくなる」効果のほかにも、「落ち着きのある人」だと印象付けることができます。人は緊張すると、話すスピードが早くなる生き物ですからね。
また、クライアントが勘違い＆誤った内容を喋っていると、すぐに訂正したい気持ちになります。しかし、相手が話している最中に言葉をかぶせて訂正してはいけません。
何度も話を中断されるとクライアントは「この人は私の言うことを聞いてくれない」と印象が悪くなります。ですから、相手の話がひと段落してこちらから話せるようになってから、落ち着いて相手の発言を訂正してあげましょう。
話し合った内容を最後に確認
電話やスカイプでの会話はメールのように記録に残りません。そのため、お互いの認識がズレていないことを確認する意味でも、しっかり記憶しておくためにも、通話の最後に会話した内容をもう一度確認しましょう。
例えば「納品期限は○月○日まで、納品形式は○○ですね。間違いありませんか？」と最後にクライアントに確認してあげましょう。
また、通話の最後に確認し忘れた場合や、しっかりと記録に残しておきたい場合は、通話後すぐにクライアントに確認メッセージや確認メールを送るのも良いでしょう。
